Kaizen / Perbaikan Berlanjut / Continues Improvement

Pada kesempatan ini  saya akan refreshment lagi mengenai Kaizen karena sebagian  bagian dari rekan kerja yang baru bergabung dengan tim ada yang belum memahami dengan benar mengenai Kaizen ,jadi saya coba untuk menaruh di blog agar harapan dapat share /refreshment lagi mengenai Kaizen yang dilakukan oleh bangsa Jepang dengan harapan agar bangsa Indonesia bisa menjadi lebih maju (di bidang pekerjaan).

Kaizen, sebuah kata Jepang yang artinya “perbaikan berlanjut” atau dapat juga diartikan “berubah menjadi lebih baik”. Istilah Kaizen ini menjadi begitu terkenal karena merupakan suatu konsep/falsafah yang dikembangkan bangsa Jepang yang bertujuan untuk menciptakan suatu perubahan menjadi lebih baik yang melibatkan setiap orang mulai dari level terbawah sampai level teratas.

Kaizen menjadi kunci sukses Jepang untuk menciptakan sesuatu dengan efisien yang tinggi (hasil bernilai lebih dengan “waste”/limbah yang minim) yang juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan perkembangan proses yang stabil sesuai standar baku.

Kaizen adalah suatu konsep yang terus berproses dan tidak pernah berakhir.

Untuk melaksanakan Kaizen ada beberapa hal pokok yang harus dipegang teguh:

1. Sumber daya manusia adalah asset perusahaan yang paling penting
2. Keberhasilan tidak mungkin dicapai dengan perubahan yang besar dan mendadak tetapi melalui perubahan kecil-kecil yang berkesinambungan.
3. Keberhasilan yang dicapai harus diukur berdasarkan penilaian statistik atau pengukuran kinerja suatu proses (harus ada penilaian yang terukur, tidak rancu).

Salah satu bentuk aktual Kaizen adalah proses 5S.

5S diciptakan oleh bangsa Jepang yang terdiri dari 5 kata jepang: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Di Indonesia diterjemahkan menjadi 5R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. 

Dalam bahasa Inggris 5S juga sering diterjemahkan menjadi: Sort(Tidiness), Set (Orderliness), Shine (Cleanliness), Standardize (Standardization), dan Sustain (Discipline).

5S/5R merupakan suatu proses sederhana, terstruktur dan mudah dipahami untuk menciptakan suatu keadaan yang terorganisir, bersih dan baku.

Ringkas (Seiri): “Singkirkan semua sampah dan semua yang tidak diperlukan dilokasi kerja”

Meringkas / mengeliminasi orang, barang, alat, mesin, dokumen, ruang, pekerjaan dll yang tidak dibutuhkan dalam pekerjaan. Hanya yang diperlukan saja yang ada dilokasi kerja.

Ringkas tidak hanya memilah mana yang perlu dan tidak perlu, namun juga harus ada formulasi kebijakan / aturan yang jelas untuk mencegah masalah pada sumbernya.

Ringkas merupakan R yang membuka jalan untuk mewujudkan 4R lainnya.

Kendala mencapai Ringkas:

1. Masih ada rasa “sayang”
2. Masih diperlukan pada waktu mendatang yang belum jelas
3. Nilai sejarah

Langkah-langkah:

1. Memilah menjadi kelompok “diperlukan” dan kelompok “tidak diperlukan”
2. Bila ada keragu-raguan tambah kelompok “ragu-ragu”
3. Kelompok “tidak diperlukan” selekasnya disingkirkan dari lokasi kerja
4. Kelompok “diperlukan” dipilah menjadi “sering”, “kadang”, dan “jarang”
5. Pembagian “sering”, “kadang”, dan “jarang” mempengaruhi pengaturan saat sedang tidak dipergunakan
6. Kelompok “ragu-ragu” diberi batas waktu yang sesingkat-singkatnya untuk masuk menjadi kelompok “diperlukan” atau kelompok “tidak diperlukan”

Rapi (Seiton): “Atur semuanya ditempat semestinya”

memastikan segalanya tertata rapi ditempatnya sesuai urutan yang telah ditentukan sehingga saat dibutuhkan mudah didapatkan. Mottonya: “tersedia tempat untuk semuanya dan semuanya ada pada tempatnya”.

Rapi ini hanya bisa berjalan melalui kedisiplinan dari semua yang berperan serta.

Kendala mencapai Rapi:

1. Tidak disiplin mengembalikan pada tempatnya semula/tempat yang seharusnya.
2. Belum ada penentuan tempat yang baku

Langkah-langkah:

1. Menentukan lokasi/tempat simpan yang baku untuk semua yang termasuk kelompok “diperlukan”
2. Membuat lokasi / tempat simpan yang mudah dilihat dan diakses
3. Membuat aturan main tentang penyimpanan ini dan memastikan semua yang berkepentingan mengetahui aturan main ini.

Resik (Seiso): “Bersihkan lokasi kerja, semua orang harus menjadi tukang bersih-bersih”

Menjaga kebersihan lokasi, mesin dan alat. Sehingga lingkunga kerja selalu terlihat bersih dan terawat. Menjaga kebersihan ini menjadi tanggung jawab semua sesuai area kerjanya masing-masing, sehingga tumbuh kesadaran bahwa kebersihan lingkungan saya merupakan kewajiban saya bukan tugas orang kebersihan.

Kesadaran menjaga kebersihan lokasi, mesin dan alat ini akan meningkatkan rasa memiliki dan karena setiap hari memperhatikan lokasi, mesin dan alat maka bila terjadi ketidaknormalan (misalnya kebocoran, kerusakan dll) dapat terdeteksi sedini mengkin.

Kendala mencapai Resik:

1. Tidak ditekankan sebagai salah satu kewajiban kerja dan dinilai
2. Alat kebersihan tidak terseda

Langkah-langkah:

1. Mengumpulkan semua personil dan mendeklarasikan Resik ini sebagai suatu kewajiban yang harus dilaksanakan
2. Menentukan batas-batas / pembagian area dan penanggungjawabnya
3. Atasan harus menegur dan membantu bawahannya yang tidak menjaga kebersihan lokasi, mesin dan alat yang menjadi tanggungjawabnya.
4. Diadakan lomba berkala untuk bidang kebersihan dengan juri dari manajemen dan disediakan penghargaan / hadiah bagi yang terbersih.

Rawat (Seiketsu): “Bakukan agar tetap berjalan”

Apa yang telah dicapai melalui 3R sebelumnya harus mampu terus dirawat sehingga dapat konsisten berjalan. Untuk itu perlu dibuatkan suatu aturan tertulis yang mencantumkan pengaturan dari yang sudah terjadi sehingga lahirlah suatu standar kerja bersama. Sehingga keharmonisan kerja dapat tercipta karena sudah ada batasan-batasan / aturan-aturan yang harusdipatuhi bersama.

Panduan sederhananya : “tulis apa yang sudah dikerjakan dan kerjakan apa yang sudah ditulis”

Kendala mencapai Rawat:

1. Ketidakkonsistenan menjaga yang telah dicapai dan dilakukan / “hangat-hangat tai ayam”
2. Pimpinan tidak menganggap sebagai hal yang penting untuk terus dijalankan sehingga tidak dibakukan.

Langkah-langkah:

1. Mengumpulkan beberapa personil yang berpengaruh secara sosial terhadap personil lain dan membuat rumusan aturan yang akan menjadi standar kerja bersama.
2. Mensosialisasikan aturan baru tersebut dengan menempel ditempat yang dapat dilihat bersama
3. Menetapkan aturan baru tersebut menjadi aturan baku perusahaan yang harus dipatuhi dan ada sangsi bila terjadi pelanggaran
4. Aturan tersebut selalu ditinjau dan diperbarui agar menjadi semakin sempurna

Rajin (Shitsuke): “Lakukan setiap hari jadikan sebagai kebiasaan”

Bagian akhir dari 5R, yaitu menjadikan yang sudah dikerjakan pada 4R sebelumnya sebagai suatu kebiasaan sehari-hari. Butuh komitmen dari semua untuk sukarela melaksanakannya setiap hari.

Kendala-kendala:

1. Tidak mau berubah dari kebiasaan lama yang kurang baik
2. Kembali kekebiasaan lama yang kurang baik

Langkah-langkah:

1. Pemahaman dan penyadaran bahwa yang baru adalah yang lebih baik dan jangan dianggap sebagai beban
2. Dilakukan terus setiap hari sehingga sehingga menjadi gaya hidup yang baru
3. Awalnya dengan sedikit paksaan dan tekanan agar dapat berjalan dan bisa merasakan perbedaan yang terjadi

Bila R nomor 5 ini sudah bisa berjalan dengan baik maka program 5R/5S ini sudah pasti akan berjalan terus sepanjang waktu meskipun tanpa pengawasan dari atas.

Eliminate Muda

Muda dapat diartikan sebagai “Yang Tidak Berguna”

Segala aktvitas yang tidak ada nilai tambahnya dalam oprational dapat diartikan sebagai muda. Berputar-putar mencari perkakas adalah Muda. Muda dapat muncul dalam berbagai kegiatan dan harus dieliminasi:

• Produksi berlebihan dan inventory, namun barang tidak segera digunakan.
• Cacat produksi yang mengharuskan perbaikan dan pembuangan
• Pergerakan yang membuang-buang energi.
• Menunggu; saat set-up mesin atau mesin rusak.
• Transportasi, penjadwalan yang kurang cermat; terlalu sering dan terlalu jarang dalam melakukan perpindahan barang.

Gemba

Gemba adalah bahasa jepang yang berarti “Tempat yang sebenarnya”, dimana perbaikan dilakukan pada tempat yang seharusnya. Hal ini berarti kita tidak akan pernah bisa melihat suatu masalah yang terjadi diperusahaan kita bila kita tidak terjun langsung ke lokasi dimana permasalahan itu mungkin terjadi.