Proses ISO 9001 : 2008, Sebuah Preview...

Visi, Misi dan Kebijakan mutu ISO 9001 : 2008

Visi, Misi dan Kebijakan mutu merupakan sebagai suatu landasan dalam penerapan ISO 9001 : 2008 pada suatu Perusahaan / Organisasi. Ketiga Hal tersebut pastinya harus dikomunikasikan dari tingkatan paling atas (selaku pembuat Visi, Misi dan Kebijakan mutu) sampai ke tingkat paling bawah. Berikut ini penjelasan tentang ketiga hal tersebut, sbb:

Visi Perusahaan
Merupakan tujuan / rencana jangka panjang untuk menghasilkan cita – cita yang diinginkan. Misal : Perusahaan SNR bergerak di bidang produksi pelumas mempunyai visi sbb: “Menjadi Produsen Pelumas Yang Paling Berkualitas di Indonesia” atau bisa juga “Menjadi Pemimpin pasar dalam produksi Pelumas di Indonesia dengan mengutamakan kepuasan pelanggan”.......dll

Misi Perusahaan
Merupakan tujuan / rencana jangka pendek untuk mendukung VISI yang ada. Contoh Misi:
Membuat inovasi dalam menghasilkan pelumas yang bermutu
Memastikan pengawasan yang ketat terhadap produk yang dihasilkan
Memastikan tingkat kepuasan pelanggan terpenuhi terhadap produk yang dihasilkan
Menciptakan pekerja – pekerja handal sesuai pendidikan & keterampilannya

Kebijakan Mutu Perusahaan
Merupakan tujuan umum mengacu pada visi & misi yang telah ditetapkan Perusahaan / Organisasi. Dengan adanya kebijakan mutu bisa menjadi petunjuk jalan memulai pembuatan Sasaran Mutu, Rencana Manajemen Mutu, Analisa Data dan sebagainya. Kebijakan Mutu ini hendaknya juga ditinjau ulang kesesuaiannya minimal bisa 1 tahun sekali. Contoh Kebijakan Mutu :

Sesuai Visi Misi yang ada, maka PT. SNR menetapkan Kebijakan Mutu sbb (misal)

1. Mengutamakan Produk Yang Bermutu
2. Penjaminan pelayanan untuk kepuasan pelanggan
3. Mengembangkan Sumber daya manusia yang bermutu

Sasaran Mutu dalam ISO 9001

Sasaran Mutu merupakan tujuan yang akan dicapai dalam melakukan proses pada suatu Perusahaan / Organisasi. Seperti diketahui bahwa Kebijakan Mutu yang telah ditentukan bisa sebagai pembuka jalan dalam pembuatan Sasaran Mutu, itu merupakan salah satu cara termudah, walaupun bisa saja menggunakan masukan dari tingkatan bawah (bottom-up) atau cara - cara lainnya. Semua cara - cara tersebut setidaknya harus sesuai dengan fokus kepada pelanggan dan dikomunikasikan ke semua tingkatan dalam Perusahaan / Organisasi.
Pembuatan Sasaran Mutu ini terbagi menjadi dua yaitu Sasaran Mutu untuk tingkatan Perusahaan / Organisasi dan Sasaran Mutu untuk tingkatan / fungsi terkait.

Metode Pembuatan Sasaran Mutu dalam ISO 9001 mempunyai prinsip SMART yaitu harus Specific (Spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan), Time-Bound (Batas waktu).

• Specific : target yang ditentukan haruslah spesifik / jelas, misal: Produk Pelumas IGO
• Measurable : harus terukur, ex: Produk Off Spec untuk Pelumas (Spesifikasi SAE/ISO VG)
• Achievable: Target yang ditentukan haruslah yang masuk akal bisa dicapai, ex: Standar kapasitas produksi sesuai hasil analisa yang telah ditetapkan untuk bagian blending adalah 140 KL / bulan. Dalam hal ini tidaklah mungkin menetapkan sampai 200 KL / bulan dengan waktu normal yang telah ditetapkan.
• Relevant: Sasaran mutu yang ditetapkan harus relevan/sesuai dengan proses / fungsi terkait. Ex: Bagian Produksi setidaknya mempunyai Sasaran Mutu "Ketepatan Waktu Pembuatan Rencana Produksi" bukannya mempunyai sasaran mutu "Tidak ada Kesalahan Pengujian".
• Time Bound : harus mempunyai batas waktu yang jelas, ex: Produk off spec tidak lebih dari 5 jenis / bulan

Sasaran Mutu yang telah dibuat ini pastinya harus diukur / dianalisa dalam suatu laporan Analisa Data sesuai waktu yang ditentukan dalam pencapaiannya.

Pengukuran Sasaran Mutu ISO 9001 : 2008

Salah satu penetapan Sasaran Mutu dalam ISO 9001: 2008 adalah harus terukur. Artinya target / sasaran yang telah ditetapkan diukur / dihitung untuk menghasilkan suatu nilai yang akan dicapai. Acuan pengukuran sasaran mutu di setiap proses / bagian untuk metode pengukurannya ditetapkan pada suatu "Standard Cara Mengukur Sasaran Mutu". Nah berikut ini cara membuat "Standard Cara Mengukur Sasaran Mutu",  langsung pada contoh, sbb : Sasaran Mutu: "Produk off spec untuk pelumas gear adalah 2 batch/ bulan", Penjelasannya : Jumlah produk tidak bagus / tidak sesuai dengan standard atau tidak dapat diproses lanjut dari total jumlah produk yang dihasilkan, cara mengukur : = (Jumlah Produk off spec / Jumlah batch/ bulan) * 100%, Frekwensi : 1 bulan, PIC : Bag Blending.

• Sasaran Mutu: "Tidak ada Kesalahan Inspeksi & Pengukuran = 0 ", Penjelasannya: Kesesuaian pengecekan dan pengukuran sesuai dengan standard yang ada, Cara Mengukur : Jumlah hasil Inspeksi & Pengukuran yang lolos dari QC, Frekwensi : 1 bulan, PIC : Divisi QC
  

Membuat Action Plan ISO 9001 (Rencana Manajemen Mutu)

Dokumen Action Plan atau bisa disebut sebagai dokumen “Rencana Manajemen Mutu” merupakan acuan dari rincian kegiatan untuk mencapai keberhasilan sasaran mutu yang ada di setiap bagian. Sebelum membuat Rencana Manajemen Mutu ini, sudah harus dipastikan bahwa semua sasaran mutu sudah tersedia berupa nama sasaran mutunya serta target yg telah ditetapkan secara benar sesuai metode SMART
Dokumen RMM dibuat dalam bentuk tabel bisa berisi:

1. Nama Sasaran Mutu : Sesuai dengan sasaran mutu yang ada per Bagian / Divisi / Departement.
2. Rencana Kegiatan : Rincian kegiatan / aktifitas yang berhubungan dengan sasaran mutu terkait
3. Waktu Pelaksanaan : Penetapan waktu setiap kegiatan yang direncanakan dari sasaran mutu.
4. PIC (Personal In Charge) : Orang / bagian yang melaksanakan serta bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut
   

Tahapan Pembentukan TIM ISO 9001 : 2008

Setiap perusahaan yang akan menerapkan Sistem ISO 9001 langkah yang harus pertama kali dilakukan adalah membentuk team ISO 9001 yang solid.

1. Pembuatan Struktur Organisasai Tim ISO 9001 : 2008
2. Tanggung Jawab Dan Wewenang Dan Sistem Komunikasi Anggota Tim
3. Karakteristik Anggota Tim ISO
4. Kinerja Yang Diharapkan Dari Anggota Tim ISO 9001
5. Strategi Dan Rencana Kerja Anggota Tim
6. Mekanisme Untuk Mengkomunikasikan Visi Dan Strategi

Prinsip Audit Mutu ISO 9001 oleh Lembaga Sertifikasi

Audit mutu ISO 9001 yang dilakukan dari luar Perusahaan seperti dari badan lembaga sertifikasi merupakan cara audit yang pada umumnya dilakukan oleh seorang auditor ISO9001. Lembaga sertifikasi ISO 9001 tersebut mempunyai prinsip atau point – point penting dalam mengaudit suatu perusahaan, berikut ini prinsip audit mutu ISO 9001 oleh lembaga Sertifikasi:

Pemeriksaan Pedoman mutu (Quality Manual):
- Kesesuaian dengan persyaratan standard ISO 9001
- Komitment pimpinan terhadap mutu dan kepuasan pelanggan

Pemeriksaan Prosedur Mutu (Quality Procedure):
- Kesesuaian dengan standard & Pedoman Mutu yang ada
- Ketetapan panduan untuk mencapai persyaratan mutu
- Ketetapan koordinasi antar fungsi di dalam perusahaan
- Penerapan Pemastian Mutu sesuai dengan kesepakatan

Pemeriksaan di tempat kerja:
- Apakah sistem manajemen mutu diterapkan secara konsekwen dan konsisten
- Apakah yang diterapkan itu terbukti efektif
- Apakah dokumentasi lainnya memenuhi syarat
- Apakah ketidaksesuaian dijaga dampak negatifnya dan diperbaiki
- Apakah kebijakan mutu dipahami dan diterapkan di semua lini terkait

Master List Catatan Mutu ISO 9001

Master List Catatan Mutu atau yang juga dikenal sebagai daftar induk formulir merupakan form / lembaran yang berfungsi sebagai pengendali semua catatan mutu yang ada dalam suatu Organisasi / Perusahaan yang menerapkan Sistem ISO 9001 : 2008. Dalam form tersebut bisa dibuat dengan berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan, setidaknya mencakup item nomer, bagian, nama catatan mutu / form, nomer dokumen catatan mutu, lokasi simpan, masa simpan ataupun jika perlu diberi item keterangan. Berikut ini akan dibahas item - item tesebut, sbb:

1. No (nomer) : berfungsi untuk mengetahui jumlah catatan mutu yang ada dalam suatu bagian.
2. Bagian : diperlukan jika form master list catatan mutu disusun perbagian pastinya.
3. Nama / Judul catatan mutu: diisi sesuai nama catatan mutu, ex: Laporan Harian Produksi, Purchasing Order, Jadwal Internal Audit, dsb.
4. Nomer Dokumen : diisi dengan nomor dokumen catatan mutu sesuai prosedur pengendalian dokumen (pada ketetuan penomoran format formulir)
5. Lokasi simpan: diisi dengan tempat / lokasi dokumen tersebut disimpan sesuai identitas bagian. ex: di bagian HRD : HR File1, HR File2, HRD, dibagian QC : QC File1, QC file2, QC, dan seterusnya.
6. Masa Simpan : disesuaikan dengan kebutuhan / kegunaan catatan mutu tersebut terhadap proses yang ada, ex: Laporan Inspeksi barang Masuk disimpan 2 tahun, Pengambilan barang disimpan 6 bulan dan seterusnya.
7. Keterangan : bisa diisi berupa catatan / informasi perubahan yang berhubungan dengan catatan mutu bersangkutan.
   

KALIBRASI ALAT UKUR

Dalam sistem ISO 9001 : 2008 elemen 7.6 menguraikan tentang “Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran” yang tujuannya bahwa semua alat ukur yang digunakan untuk setiap kriteria kesesuaian selama realisasi produk harus dipastikan keabsahan hasilnya. Untuk pemastian keabsahan hasilnya ini, maka dilakukanlah kalibrasi atau verifikasi. Kalibrasi / Verifikasi itu sendiri adalah membandingkan alat ukur dengan standard ukur yang mampu telusur sesuai standard internasional ataupun nasional untuk diketahui tingkat akurasinya. Istilah Kalibrasi biasanya lebih dihubungkan kepada kalibrasi yang dilakukan di luar Perusahaan / Organisasi, sedangkan Verifikasi merupakan kalibrasi yang dilakukan secara internal oleh petugas berwenang yang ditunjuk.

Beberapa langkah untuk melakukan kalibrasi / verifikasi pada suatu Perusahaan / Organisasi:

1. Identifikasi kesesuaian persyaratan produk (elemen 7.2.1) beserta proses pemantauan dan pengukuran yang sesuai untuk pemenuhan persyaratan tersebut.
2. Buat tabel daftar semua alat ukur yang mempengaruhi proses / persyaratan
3. Lakukan pemilahan apakah alat ukur tersebut akan dikalibrasi eksternal atau dikalibrasi internal.
4. Buat Jadwal Kalibrasi / Verifikasi untuk setiap alat ukur sesuai dengan kegunaannya untuk beberapa lama waktu yang ditentukan.
5. Tentukan Perusahaan / laboratorium yang melakukan kalibrasi dan ajukan permohonan kalibrasi eksternal, bila akan dikalibrasi eksternal.
6. Buat Instruksi Kerja atau standard mampu telusur terhadap verifikasi alat ukur, bila kalibrasi dilakukan secara internal.
7. Beri identitas terhadap semua alat ukur yang sudah dikalibrasi eksternal maupun internal dan bisa dicatat dalam tabel daftar alat ukur tersebut.
8. Lakukan pemantauan di lapangan terhadap pemakaian semua alat ukur tersebut dan bila ditemukan alat ukur yang hasilnya menyimpang maka harus menelusuri hasil dari pengukuran sebelumnya agar kesalahan yang terjadi dapat terkendali
   

Identifikasi Dokumen Eksternal ISO 9001 : 2000 / 2008

Sesuai Elemen ISO 9001 : 2000 / 2008 pasal 4.2.3 tentang pengendalian dokumen di antaranya menyebutkan bahwa dokumen yang berasal dari luar (eksternal) yang dibutuhkan organisasi / perusahaan untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu, dikendalikan. Maksud dari pasal tersebut adalah bahwa jika ada dokumen yang berasal dari luar (eksternal) yang terkait dan digunakan sebagai acuan proses kerja untuk penerapan SMM harus diidentifikasi dan dikendalikan seperti dokumen lainnya dan perubahan yang terjadi terhadap dokumen tersebut harus dikontrol terus menerus. Berikut ini cara - cara identifikasi terhadap dokumen eksternal:

1. Pertama kali bagian MR / Document Controller mengkoordinasikan ke semua bagian agar mendata dokumen eksternal yang ada., contoh dokumen eksternal : Manual Mesin, Diktat Trainning, Katalog sparepart, Buku - buku PP, Material Safety Data Sheet (MSDS), Dokumen Hasil Pengujian dari luar yang jadi standard, dsb.
2. Masing - masing dari dokumen eksternal tersebut dicap dokumen eksternal yang bisa berisi item : No. dokumen eksternal, Judul dokumen eksternal, Bagian / Departement, Tahun / Tanggal terbit, dsb (yang pasti disesuaikan rincian tersebut sebagai identifikasi).
3. Bagian Document Controller mencatat semua dokumen eksternal yang masuk dan yang sudah dicap / diidentifikasi ke dalam master list dokumen serta mendistribusikannya ke Bagian / Depertement terkait.
4. Bila ada perubahan atau dokumen ekstenal yang sudah tidak berlaku serta tidak dipakai sebagai acuan lagi, harus ditarik oleh DC sesuai prosedur pengendalian dokumen