Memang di ISO 9001:2008 terdapat  statement terkait prosedur-prosedur wajib ini. Biasanya, beberapa klausul yang dimaksud ini menggunakan kalimat ‘…prosedur terdokumentasi…’, yang secara otomatis berarti bahwa organisasi harus memiliki prosedur yang terdokumentasi. Lebih dari sekedar bahwa proses telah berjalan, proses tersebut WAJIB memiliki prosedur kerja yang memang terdokumentasi (baca: tertulis, dalam media seperti SOP dan juga media elektronik yang relevan).
Apa saja ke 6 proses yang harus dilengkapi dengan “prosedur wajib” tersebut?

1. Proses pengendalian dokumen
2. Proses pengendalian catatan mutu
3. Proses audit mutu internal
4. Proses pengendalian produk tidak sesuai
5. Proses tindakan perbaikan
6. Proses tindakan pencegahan

Apakah hanya 6 prosedur yang wajib dimiliki oleh sebuah organisasi? TENTU TIDAK. Di kalimat berikutnya dalam klausul 4.2.1, disebutkan juga bahwa prosedur yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan proses berjalan dengan baik, terutama proses penyediaan barang/jasa kepada pelanggan, harus juga terdokumentasi. Rancu? Seharusnya tidak, jika Anda sudah menyusun Business Process Map yang benar.

SAE adalah singkatan dari Society of Automotive Engineers  adalah Lembaga standarisasi seperti ISO, DIN, JIS atau SNI, yang mengkhususkan diri di bidang otomotif . Kekentalan pelumas adalah hal yang paling menentukan saat memilih pelumas karena merupakan salah satu sifat karakteristik fisik pelumas yang sangat penting. Dalam istilah pelumas kekentalan ini biasa di kenal dengan "Viskositas "atau "Viscosity" dalam bahasa inggrisnya.

Angka di belakang huruf SAE inilah yang menunjukan tingkat kekentalannya (viskositas). Sebagai contoh ; SAE 50 menunjukkan pelumas tersebut mempunyai tingkat kekentalan 50 menurut standar SAE. Semakin tinggi angkanya, semakin kental pelumas tersebut.

Adapula kode angka yang menunjukkan multi grade 10W-50. kode ini menandakan bahwa pelumas tersebut mempunyai kekentalan yang dapat berubah-ubah sesuai dengan temperatur di sekitarnya. Huruf W di belakang angka 10 merupakan singkatan kata "Winter"(musin dingin) yang bisa juga berarti pelumas ini dapat di gunakan pada temperatur sampai dengan minus 10 derajat celcius (minus 11,12, dst. pelumas akan beku) pelumas tersebut masih bisa dalam bentuk liquid dan dapat di pompa serta di sirkulasikan didalam mesin untuk melumasi bagian mesin.

Pertanyaan :

Lalu  pelumas apa yang cocok untuk kendaraan kita ? 

Jawaban :

Dalam buku petunjuk / buku servis kendaraan telah tertera jenis pelumas yang ber S.A.E yang cocok dengan kendaraan kita. Hafalkan dan pakai petunjuk tersebut !!!

Mengapa :

Karena pemakaian pelumas yang terlalu kental atau tidak sesuai dengan yang di rekomendasikan pabrik pembuat mesin akan membuat pemakaian B.B.M akan semakin boros, membuat kerja mesin menjadi agak berat (untuk memompa pelumas) dan yang paling penting adalah pelumas yang terlalu kental tidak dapat melumasi bagian/celah  mesin yang sempit seperti misalnya bantalan roller klep, pushrod dll. serta untuk mesin yang masih memakai sistim cipratan pelumas dalam mesin  pelumas tidak dapat di cipratkan ke bagian mesin dengan baik sehingga gesekan antar bagian mesin tidak terlumasi dengan baik dan mengakibatkan timbulnya panas yang berlebihan dan dapat mempercepat kerusakan mesin dan mengurangi umur ekonomis dan masa pakai mesin.

Sedangkan jika memakai pelumas yang terlalu encer adalah pelumas tersebut mempunyai sifat cepat meninggalkan bagian yang perlu dilumasi di bagian atas mesin sehingga dapat menimbulkan kerusakan pada bagian top mesin. pelumas yang encer dapat menimbulkan suar mesin yang lebih keras dan menimbulkan getaran yang berlebih. memang mesin menjadi lebih enteng dan bertenaga, tetapi apalah beda tenaga sedikit di banding dengan akibat yang ditimbulkan dapat mempercepat kerusakan mesin dan mengurangi umur ekonomis dan masa pakai mesin.

Jadi :

Dari sekian  banyak spesifikasi pelumas yang harus di perhatikan dalam pemakaian pelumas adalah  : Pakai pelumas yang di anjurkan oleh pembuat mesin, pakailah sesuai takarannya (volumenya) jangan berlebih/berkurang dan beli pada gerai resmi/dealer/SPBU guna menghindari pelumas palsu.!!

Ini adalah spesifikasi untuk kekentalan yang di release oleh S.A.E

SAE VISCOSITY GRADES FOR ENGINE OILS

Low temperature viscosities High Temperature Viscosities

SAE Viscosity  Grades	Cranking  (cP) max at temp 0C	Pumping (cP) max   Kinematic (cSt) 100 0C With no yield                   High shear (cP) at 150 0C and 106 S-1 min Stress at temp 0C        Min                Max
0 W	3250 at –30	60.000 at –40	3.8	-	-
5 W	3500 at –25	60.000 at –35	3.8	-	-
10 W	3500 at –20	60.000 at –30	4.1	-	-
15 W	3500 at –15	60.000 at –25	5.6	-	-
20 W	4500 at –10	60.000 at –20	5.6	-	-
25 W	6000 at –5	60.000 at –15	9.3	-	-
20	-	-	5.6	'<  9.3	2.6
30	-	-	9.3	'<  12.5	2.9
40	-	-	12.5	'<  16.3	2.9 (0W-40, 5W-40, 10W-40 grades)
40	-	-	12.5	'<  16.3	3.7 (15W-40, 20W-40, 25W-40 grades)
50	-	-	16.3	'<  21.9	3.7
60	-	-	21.9	'<   26.1	3.7

The values are critical specification as defined by ASTM D-3244. ASTM D-5293, ASTM D-4684.
The presences of any yield stress detectable by this method constitutes a failure regardless of viscosity.
ASTM D 445. ASTM D 4683. ASTM D 4741, CEC-L-36-A-90.

PELUMAS RODA GIGI TRANSMISI DAN GARDAN

KENDARAAN BERMOTOR (TIDAK OTOMATIS)

SAE Viscosity Grade	Maximum Temperature for Viscosity of 150.000 cP (0C)	Viscosity at 100 0C cSt Minimum                      Maximum
70 W	- 55	4.1	-
75 W	- 40	4.1	-
80 W	- 26	7.0	-
85 W	- 12	11.0	-
90 W	-	13.5	'< 24.0
140	-	24.0	'< 41.0
250	-	41.0	-

SAE NUMBER '& VISCOSITY INDEX REQUIREMENT

 

SAE NUMBER	MINIMUM VISCOSITY INDEX
5W-20	127
5W-30	180
5W-50	230
10W-30	145
10W-40	169
10W-50	190
20W-40	113
20W-50	123

Pelumas Mesin Sepeda Motor 4 T

 

 

PELUMAS 4T UNTUK SEPEDA MOTOR

Seperti apa gambaran pelumas 4T untuk sepeda motor ?


Dipasaran pada saat ini banyak beredar pelumas mesin khusus sepeda motor dengan berbagai merk, unjuk kerja API dan kekentalan SAE. Pelumas mesin 4T untuk sepeda motor agak berbeda dengan pelumas mesin untuk kendaraan roda empat (mobil) meskipun mempunyai API sevice maupun kekentalan SAE yang sama. Hal ini diantaranya disebabkan konstruksi mesinnya lebih rumit agar dimensi mesin menjadi ringkas, kompak, ringan dan hemat ruang; Celah bantalan yang lebih kecil atau boleh dikatakan mendekati nol (Roller Bearing) terutama pada poros engkolnya (Crankshaft); Putaran mesin yang tinggi (diatas 10000 rpm) untuk menghasilkan tenaga maksimal dan lain lain. Seperti telah diketahui bahwa minyak pelumas mesin harus mempunyai sifat friksi yang serendah mungkin supaya dua bidang yang saling bergesekan tidak menimbulkan keausan. Namun sebagian besar mesin sepeda motor 4T yang beredar di Indonesia, misalnya tipe bebek (sepeda motor ATPM Jepang atau ATPM lainnya) atau sport , sistem koplingnya berada pada satu kompartemen dengan mesin dan kopling terendam atau terlumasi pelumas yang berfungsi melumasi komponen di dalam mesin sepeda motor (sistem kopling basah). Jika sifat friksi pelumas sepeda motor 4T terlalu rendah, dapat menyebabkan slip pada koplingnya. Oleh karena itu, khusus pelumas sepeda motor 4T terutama yang menganut sistem kopling basah, pelumasnya tidak boleh terlalu licin (memiliki sifat friksi) agar kopling tidak slip. Untuk pelumas sepeda motor 4T yang beredar di Indonesia spesifikasi mutu pelumas mengacu pada SNI 06-70691.2.2005 (saat ini belum diberlakukan wajib). Di dalam SNI 06-70691.2.2005 dijelaskan bahwa standard spesifikasi mutu (karakteristik fisika kimia dan unjuk kerja) untuk pelumas 4T sepeda motor selain sesuai dengan standard yang dipersyaratkan oleh API (American Petroleum Institute), juga harus sesuai dengan standard yang dikeluarkan JASO (Japan Automotive Standard Organization), yaitu JASO T 904-98.

 

 

Bolehkah Sepeda Motor Menggunakan Pelumas Mobil ?

 

SAAT menentukan jenis pelumas, umumnya para pemilik sepeda motor memilih yang terbaik untuk tunggangan kesayangannya. Tujuannya apalagi kalau bukan agar sepeda motor lebih awet dan lebih lancar putaran mesinnya sehingga performa pun terjaga dalam kondisi optimal.
Akan tetapi banyak diantara mereka yang awam soal teknis. Mereka mengambil kesimpulan sederhana: Pelumas yang bagus adalah pelumas yang mahal. Oleh karena itu mereka memilih pelumas untuk kendaraan roda empat yang paling bagus karena harganya yang lebih mahal itu tadi.
"Oli mobil dirancang untuk melumasi sedikitnya tiga silinder dan cc yang relatif lebih besar. Jadi jika digunakan untuk sepeda motor, pasti lebih bagus karena hanya menangani pelumasan yang lebih ringan dibanding mobil," demikian kira-kira anggapan orang awam.
Padahal, di antara kesamaan mesin mobil dengan mesin sepeda motor, terdapat perbedaan yang sangat signifikan terutama pada bagian penerus daya yang akrab disebut sebagai kopling.
Pada kendaraan roda empat, sebagian besar menganut model kopling kering, sementara pada sepeda motor sebagian besar menganut model basah alias terendam oleh cairan pelumas mesin, kecuali pada skutik yang umumnya menggunakan transmisi CVT dengan kopling kering model sentrifugal.
Semakin licin pelumas mobil, semakin baik ia memberikan manfaat, sementara pada sepeda motor (kecuali skutik) faktor kelicinan pelumas harus mempertimbangkan juga fungsi koplingnya.
Pelumas dengan tingkat kelicinan yang sangat tinggi akan membuat kopling sepeda motor selip yang efeknya justru membuat tenaga mesin tidak tersalur dengan sempurna. Oleh karena itulah produsen pelumas memproduksi oli dengan spek terpisah antara sepeda motor dan mobil.
Dalam kasus ini yang paling diuntungkan adalah para pemilik skutik, terutama yang sangat fanatik dan peduli dengan tunggangan kesayangannya itu. Karena skutik umumnya menganut model kopling kering, maka pemiliknya bisa dengan bebas memilih pelumas, bahkan menggunakan pelumas mobil yang terbaik dan termahal sekalipun.
Bagi para pemiliki sepeda motor dengan kopling basah, sebaiknya gunakan hanya pelumas khusus sepeda motor. Kalau pun ingin pelumas yang terbaik, tetap gunakan pelumas yang terbaik khusus sepeda motor, bukan pelumas terbaik untuk mobil.
Kecuali sepeda motor Anda memiliki spesifikasi seperti tunggangan pembalap MotoGP Valentino Rossi yang menganut kopling majemuk jenis kering, Anda bisa menggunakan pelumas mobil. Tapi dari semua uraian tadi, jangan lupa menyesuaikan spesifikasi pelumas dengan spesifikasi mesin yang dapat diketahui dengan melihat API-Service serta SAE-nya.

Apakah pelumas sepeda motor lebih jelek dari pelumas mobil ?

Anggapan yang meyakini kalau pelumas sepeda motor tidak sebagus oli mobil juga salah besar. Pasalnya, oli sepeda motor memiliki fungsi yang tidak sedikit dan tidak ringan. Meskipun umumnya hanya melayani satu silinder, karakter putaran mesin sepeda motor jauh lebih tinggi dibanding mobil.
Ia juga harus mampu menahan suhu yang berubah ekstrem karena umumnya sepeda motor menganut sistem pendinginan mesin yang hanya mengandalkan aliran udara, sementara mobil suhunya lebih stabil dengan adanya radiator dan komponen lain yang mampu mempertahankan suhu mesin selalu berada pada kondisi ideal.
Selain itu, pelumas pada sepeda motor juga memiliki tugas lain yaitu melumasi kopling dan gearbox. Pada mobil, pelumas hanya bertugas menangani komponen mesin saja, sementara gearbox dilumasi oleh pelumas yang terpisah.

Apa syarat lain yang harus di miliki oleh pelumas sepeda motor ?

· Memiliki kekentalan yang sangat stabil pada temperatur rendah dan tinggi. (Viscousity Index)
· Memiliki kekentalan SAE 10W-40 yang sesuai untuk sepeda motor generasi terbaru sehingga mudah
   untuk start pada kondisi mesin dingin. (pelumas multi grade; tidak beku pada suhu udara di atas minus 10  
   derajat C pada musim Winter (musim dingin) dan memiliki kekentalan yang di syaratkan pada temperatur    
   40  derajat C
· Memberikan proteksi yang lebih baik bagi mesin mesin yang beroperasi dengan akselerasi sangat tinggi, 
   terutama pada aplikasi sepeda motor racing.
· Tidak mudah teroksidasi dan terdegredasi oleh radiasi panas dari mesin.
· Menjaga kebersihan mesin, serta mencegah terbentuknya deposit pada piston
· Melindungi mesin dari korosi dan menjaga komponen mesin dari keausan.

Apa Standar Mutu Internasionalnya untuk hal tersebut di atas ?

 Standar mutu SAE
 Standar mutu  API
 Standar mutu  JASO MA2  (T 904-98).
 Standar mutu SNI 06-70691.2.2005

Gambaran Teknis mengenai spesifikasi tersebut di atas ?

Testing Method Test Result Typical  SAE 10W-40; JASO MA2
Viscosity Kinematic 40 derajat C di uji dengan cara ASTM D-445 = 65.38 cSt (centi Stoke  ,' satuannya)
Viscosity Kinematic 100 derajat C di uji dengan cara ASTM D-445 = 10.66 cSt
Viscosity Index di uji dengan cara ASTM D-2270 =  153
Apparent Viscosity pada minus15 derajat C, di uji dengan cara ASTM D–5293 = 68.37 cPs (centi Poise)
Density pada 15°C, Kg/L di uji dengan cara ASTM D-1298 = 0.8779
Colour Visual ( Warna di lihat ) : Clear and Bright ( Jernih dan terang)
Flash Point (COC) = 92 derajat Celcius
Flash Point (OCD) = 222 derajat Celcius
Pour Point, (titik tuang ) di uji dengan cara ASTM D – 97 = -36 (minus 36 derajat C)
Total Base Number (TBN),  di uji dengan cara ASTM D -2896 =  9.59 mg KOH/g

Prediksi hambatan yang mungkin akan timbul dalam penerapan ISO 9001 : 2008

Kerapkali  pertanyaan serupa menggantung dalam benak setiap pemilik perusahaan kecil ataupun menengah ketika akan beranjak pada tahap sertifikasi ISO, terutama ISO 9001:2008 yang menjadi prasyarat utama ketika bisnis mulai merambah pasar terbuka, karena rata-rata pasar menuntut implementasi system manajement mutu untuk semua supplier dan calon suppliernya. Tidak lain hal ini disebabkan tuntutan konsistensi level kualitas dan standar yang ditetapkan oleh para pelanggan atau OEM.
Wajar bila saat akan mengimplementasi sebuah sistem baru dalam ada kegamangan. Bisa kah? Apa mungkin kalau dilakukan sekarang? Perlu jasa konsultan dan berapa biayanya?  Dan masih banyak pertanyaan serupa yang mungkin muncul. Namun, lambat laun kegamangan tersebut sirna seiring dimulainya langkah-langkah implementasi serta proses sertifikasi dengan konsisten dan efektif.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses sertifikasi ISO 9001:2008. Secara umum adalah sebagai berikut :

1. Gap Analysis. Hal ini dilakukan sesaat setelah ISO 9001:2008 dicanangkan untuk mulai diimplementasikan. Tujuan dilakukan gap analisis adalah untuk melihat sejauh mana kesesuaian system yang sedang dijalankan dengan standar terkait yang harus dipenuhi.
2. Executive Briefing. Output dari Gap Analysis di atas dituangkan dalam sebuah laporan ringkas untuk menjadi masukan dalam rapat para eksekutif organisasi dari level pimpinan puncak sampai pimpinan unit atau sesuai dengan kebutuhan organisasi (yang tergabung dalam team leader proyek sertifikasi ISO 9001:2008). Tujuan dilakukannya executive briefing ini adalah untuk mewadahi komunikasi internal diskusi tentang sejauh mana kebutuhan akan pemenuhan standar yang harus dilakukan dan apa yang harus dipersiapkan untuk proses sertifikasi nanti.
3. Training. Proses pembelajaran menjadi pilar utama untuk bisa melaksanakan system dengan benar dan efektif. Pemahaman setiap anggota dalam organisasi terutama team leader yang tergabung dalam proyek sertifikasi menjadi barometer suksesnya implementasi sistem dan proses sertifikasi. Beberapa materi dasar yang harus difahami adalah :
   1. Pengenalan ISO 9001:2008, Pengenalan umum tentang ISO 9001:2008 Quality Management System, yaitu penjelasan prinsip-prinsip dasar, sejarah perkembangan, dan standar ISO 9001:2008
   2. Teknik penyusunan dokumen, Penjelasan tentang jenis dan hirarki dokumen, teknik Penyusunan Business Proses, Quality Manual, Prosedur, Standar Kerja, dan Form (disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan besaran organisasi).
   3. Teknik implementasi ISO 9001:2008 secara efektif. Jika diperlukan, lakukan training beberapa Quality Tools dan PDCA concept untuk menunjang keberhasilan proses implementasi system ISO 9001:2008
4. Penyusunan Dokumen. Proses penyusunan dokumen merupakan tindak lanjut hasil training yang sudah dilakukan sebelumnya. Hanya ada 6 dokumen yang wajib dipenuhi. Sungguhpun demikian, kebutuhan jumlah prosedur sesungguhnya tidak terbatas, disesuaikan dengan besaran organisasi dan kebutuhan lapangan, termasuk di dalamnya pemahaman member terhadap proses implementasi sistem. Semakin banyak yang memahami system ISO 9001:2008 dengan baik, semakin sedikit dokumen yang dibutuhkan, demikian juga sebaliknya. Jika banyak member yang belum faham secara pasti system ISO 9001:2008, maka penjelasan langkah kerja dan proses terdokumentasi lainnya perlu dibuat lebih detail untuk menghindari kesalahan interpretasi yang berdampak pada potensi tidak seragamnya pelaksanaan sistem di setiap departemen. Adapun dokumen yang harus disiapkan antara lain adalah :
   1. Level 1, Quality Manual. Manual mutu yang menjadi pijakan utama pelaksanaan system prosedur level dokumen dibawahnya.
   2. Level2, Prosedur. Memuat aturan umum pelaksanaan system berbasis pada Business Process yang terjadi dalam organisasi.
   3. Level 3, Standar Kerja / IK / WI. Memuat aturan rinci, langkah-langkah kerja, dan standar lapangan yang harus dipatuhi oleh pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan teknis, memuat gambar-gambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja yang diminta oleh rantai proses.
   4. Level 4, Blank Form (bisa juga mengkatagorikan sebagai level 3). Formulir kosong yang disiapkan untuk mencatat data-data hasil pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan semacamnya. Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk membedakan secara tegas bahwa blank form termasuk dalam kategori dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil pemantauan proses termasuk ke dalam kategori catatan mutu. Walau ada perbedaan pendapat tentang level dokumen untuk blank form, hal ini tidaklah krusial selama fungsi dan interpretasinya tidak menyimpang atau rancu.
5. Implementasi. Proses implementasi menjadi core process dalam ISO 9001:2008 Quality Management System. Oleh sebab itu perlu pengawalan yang serius dari seluruh elemen dalam organisasi, mulai dari Top Management sebagai pemegang kendali organisasi hingga lapisan terbawah organisasi yang bersinggungan langsung dengan proses realisasi produk.
6. Training Internal Audit, Pembekalan yang ditujukan kepada team inti proyek sertifikasi ISO 9001:2008 yang dipersiapkan untuk menjadi internal auditor system manajemen mutu.
7. Pelaksanaan Internal Audit. Sesuai prinsip PDCA, proses internal audit menjadi sangat penting posisinya untuk memastikan keberlangsungan system ISO 9001:2008 dilaksanakan secara konsisten dan effective oleh setiap lini organisasi.
8. Rapat Tinjauan Manajemen. Salah satu aktifitas yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 adalah pengawasan langsung oleh Top management melalui aktifitas Rapat Tinjauan Management. Dalam rapat ini dilakukan evaluasi berbagai hal yang berhubungan dengan proses efektifitas implementasi sistem dan rekomendasi proyek perbaikan yang harus dilakukan, seperti tertuang dalam pasal 5.6.2 dan 5.6.3
9. Pemilihan & Penetapan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi adalah lembaga yang dinyatakan sah secara international untuk mengaudit implementasi sistem ISO 9001:2008. Lembaga ini juga telah diakreditasi oleh badan akretidasi sistem yang diakui oleh lembaga ISO secara international. Pemilihan badan sertifikasi menjadi otoritas penuh organisasi perusahaan yang bersangkutan. Di Indonesia, ada banyak badan sertifikasi ISO 9001:2008 seperti SGS, Lloyd Register, BVQI, TUV, dan yang lainnya.

10.  Audit Badan Sertifikasi. Inilah proses yang ditunggu-tunggu, audit oleh badan sertifikasi yang akan menentukan layak atau tidaknya pelaksanaan system ISO 9001:2008 di organisasi kita dibandingkan dengan standar yang harus dipenuhi menurut ISO 9001:2008. Ada beberapa langkah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi, diantaranya adalah :

1. Pre-Audit. Proses permulaan yang merupakan pilihan bagi organisasi. Langkah ini boleh ada atau bisa juga tidak dilakukan karena sesungguhnya bukan merupakan proses formal dari sistem audit yang harus dilalui. Tujuannya adalah untuk melihat lebih awal proses implementasi sistem dalam perusahaan . Output dari audit ini menjadi masukan untuk perbaikan sistem sebelum audit sertifikasi secara formal. Pendek kata proses pre-audit bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengukur kekuatannya untuk maju menuju proses sertifikasi audit.
2. Document Audit. Proses ini disebut juga sebagai stage-1 audit, merupakan aktifitas audit formal oleh badan sertifikasi dengan konsentrasi mengkonfirmasi kesesuaian antara dokumen yang kita buat dengan standar yang dipersyaratkan oleh sistem.
3. Final Audit. Proses inti dari audit sertifikasi, bertujuan mengkonfirmasi pelaksanaan system ISO 9001:2008 baik aplikasi lapangan secara langsung, sistem pendataan dalam pemantauan proses, analisa kesesuaian proses, proses improvement yang dilakukan dibandingkan dengan persyaratan yang ditetapkan dalam standard ISO 9001:2008

Akhir dari proses Final Audit adalah berupa rekomendasi auditor apakah organisasi layak mendapat sertifikasi ISO 9001:2008 atau tidak layak. Selanjutnya adalah proses internal Badan sertifikasi untuk mengeluarkan sertifikat ISO 9001:2008.
Jika rangkaian proses sertifikasi telah selesai maka layaklah organisasi menyematkan logo badan certifikasi dan nomor sertifikat pada dokumen resmi organisasi perusahaan.
Peran Konsultan
Konsultan adalah lembaga independen yang tidak terkait dengan badan sertifikasi manapun, berfungsi membantu organsasi dalam rangkaian proses di atas. Peran utama konsultan hampir mirip seperti peran dosen pembimbing skripsi yang melayani konsultasi mahasiswanya hingga lulus dalam tahapan penyusunan skripsi yang menjadi syarat kelulusan seorang sarjana.
Pertimbangan perlu atau tidaknya organisasi meminta jasa konsultan didasarkan pada seberapa faham elemen organisasi terhadap tahapan-tahapan penerapan sistem ISO 9001:2008 dan tingkat kesiapan organisasi secara umum dalam implementasi sistem. Pengukuran kesiapan  organisasi bisa dilihat dari 8 prinsip management ISO 9001:2008 seperti yang pernah kita diskusikan sebelumnya, mulai dari seberapa fokus semua elemen dalam organisasi terhadap kebutuhan pelanggan, seberapa komitmen pihak top manajemen dalam keinginannya melaksakan sistem, seberapa terlibat orang-orang yang ada dalam organisasi atas pelaksanaan ISO 9001:2008 termasuk di dalamnya pemahaman mereka terhadap system, dan pertanyaan senada yang mampu menggambarkan kesiapan organisasi dalam melaksanakan system ISO 9001:2008.
Hal yang kerap kali menjadi masalah kritis dalam implementasi sistem adalah :

1. Lemahnya komitmen top manajemen. Dalam konteks ini, kerap kali top manajemen tidak terlalu peduli atas kemajuan perkembangan proyek implementasi system.
2. Lemahnya tim  leader proyek sertifikasi ISO 9001:2008, baik secara pemahaman teori ISO maupun penguasaan lapangan (penguasaan keseluruhan proses dalam organisasi)
3. Kurangnya kepedulian semua elemen organisasi. Hal ini akan menyulitkan pada tahap implementasi lapangan. Bayangan bahwa ISO adalah milik team leader atau hanya urusan orang-orang tertentu yang terlibat dalam tim inti haruslah dikikis habis, sebab tanpa keterlibatan semua orang dalam melaksanakan sistem, maka mustahil ISO 9001:2008 bisa berjalan sukses seperti yang diharapkan.

Demikianlah pengantar diskusi yang penulis sampaikan dalam catatan ringan ini, semoga membawa manfaat dan mejadi penyemangat anda yang akan melenggang menuju proses sertifikasi dan menjadi semangat baru bagi anda yang telah dan sedang implementasi sistem ISO 9001:2008

Sifat orang Indonesia dalam bekerja

Just Share....
Teman saya dari Negeri Matahari Terbit  mempunyai berapa opini mengenai orang Indonesia ;  

mempunyai beberapa Kelebihan yang di miliki , antara lain :

1. Jujur ( Honest)

2. Patuh (Obedient)

3. Sabar ( Patient, it does not complain by patient work)

4. Cekatan/tangkas (Dexterous)

5. Serius pada kerjaan (seriously)

6. Memperlakukan tamu dengan baik (Treating guests well)

7. Orangnya sangat ramah (He/she was very friendly)

8. Sangat memperhatikan keluarga (Very concerned about family)

9. Sopan ( Polite)

Tetapi ada juga Kekurangan ( yang harus dihilangkan agar menjadi bangsa yang maju)

1. Banyak alasan (many reason)

2. Kurang serius , tidak punya ide sendiri, selalu menunggu perintah tetapi dia buat berbagai alasan ketika 

    diberi perintah.(Less seriously, do not have their own ideas, always waiting for orders but he made a 

    variety of reasons when given a command.)

3. Menunggu seseorang melakukannya dan bergantung kepada orang lain untuk melakukannya.
   (Waiting for someone to do it and rely on others)

4. Tidak tepat waktu (not the right time. It does not start on time)

5. Semua orang santai saja walaupun itu sudah terlambat. (Everybody chill out even though it was too late).

6. Sering masalah keluarga di bawa ke kantor. (Mix company business with private matter. A domestic  

     problems is carried into a company to much).
 
7. Tidak gemar membaca.

Manfaat ISO 9001 : 2008 dan Tips mendapatkan konsultan pembimbing

Manfaat ISO 9001 Ver 2008

ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu / kualitas.

ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan – persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.

ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan – persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa).

ISO 9001:2008 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional, akan berkualitas baik (standar).

ISO 9001:2008 merupakan sistem penjaminan mutu, yaitu mekanisme standar yang disusun, disepakati, dan diterapkan oleh suatu organisasi dalam menjalankan aktivitas suatu perusahaan. Sistem ISO 9001:2008 secara jelas akan menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi. Bagaimana perkerjaan mengalir dari satu aktifitas ke aktifitas lain. Penanganan pekerjaan mulai dari customer, input ke dalam masing-masing proses, dan output yang dihasilkan dari setiap proses. Parameter-parameter fisik dari hasil pekerjaan, yang menentukan apakah hasil tersebut memenuhi prasayarat kualitas yang telah di tentukan dan disepakati atau belum.

Penerapan dan Implementasi ISO 9001:2008 tidak hanya sekedar copy paste prosedur yang ditetapkan, jika perusahaan ingin mendapatkan nilai tambah dari pada system ISO 9001:2008, maka implementasi harus benar – benar dijalankan secara maksimal dan perlu komitmen manajemen yang bagus. oleh karenanya tugas dari pada seorang konsultan ISO 9001:2008 tidak hanya sekedar bisa menerapkan system ISO 9001:2008 di perusahaan terkait namun seorang konsultan ISO 9001:2008 harus mampu memotivasi dan berinovasi ke perusahaan terkait sehingga manfaat ISO 9001:2008 benar – benar bisa di rasakan oleh seluruh karyawan dan perusahaan.

Manfaat Penerapan ISO 9001:2008 adalah :

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

• Jaminan Kualitas Produk dan Proses

• Meningkatkan Produktivitas perusahaan dan “market gain”

• Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan

• Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan

• Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

• Meningkatkan cost efficiency dan keamanan produk

• Meningkatkan komunikasi internal

• Meningkatkan image positif perusahaan

• Sistem terdokumentasi

• Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

ISO 9001:2008 berisi standard / elemen yang memungkinkan organisasi / industry dalam melakukan perbaikan yang berkesinambungan ( Continual Improvement ) pada :

1. Proses yang terkait dengan pelangan
   
2. Sistem Kepemimpinan / Leadership
   

3. Manajemen sumber daya
4. Perbaikan dan peningkatan proses
5. Sistem manajemen

6. Sistem perbaikan yang berkesinambungan
7. Pengambilan keputusan yang Factual
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

TIP Memilih / Mencari Konsultan ISO 9001 / Consultant ISO 9001

Bila Perusahaan anda ingin menerapkan System Manajemen ISO baik ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, ISO 16949 yang bertujuan untuk improvement dan perbaikan kinerja yang berkesinambungan maka anda memerlukan Konsultan ISO / Consultant ISO yang handal dan berpengalaman dibidangnya hal ini sangat diperlukan dan sangat bermanfaat untuk perkembangan/ pertumbuhan Bisnis anda. Di Indonesia Banyak sekali Konsultan ISO / Consultant ISO yang menawarkan harga murah, namun anda jangan terkecoh dengan Konsultan ISO / Consultant ISO yang seperti itu, karena akan berakibat sangat fatal bagi perusahaan anda. Kenapa demikian karena Konsultan ISO / Consultant ISO yang memberikan harga murah pasti akan banyak meningalkan PR bagi tim anda, karena mereka akan datang memberikan konsultasi jika pekerjaan yang mereka tinggalkan/tugaskan sudah di selesaikan oleh Tim anda. Memilih Konsultan ISO / Consultant ISO yang  benar adalahKonsultan ISO / Consultant ISO yang memberikan kosultasi dan bimbingan tahap demi tahap, dari tahap Pembentukan Tim ISO, Training ISO, Penyusunan dan Pengembangan Dokumen ISO, Implementasi ISO, Training Audit ISO, Audit Internal, sampai pendampingan pada saat audit sertifikasi. Hingga anda mendapatkan sertifikat ISO itu sendiri. Di Indonesia Konsultan ISO / Consultant ISO mempunyai metode kerja seperti itu & memberikan Jaminan Kelulusan serta Moneyback Quarantee baru di SIEN Consultants, bahkan semua Konsultan ISO / Consultant ISO yang dimiliki  Consultant merupakan karyawan tetap dan berpengalaman diberbagai bidang jasa / Industri. Tidak seperti perusahaan Konsultan ISO / Consultant ISO lainnnya yang mengunakan system kontrak /freelance pada tenaga Konsultan ISO / Consultant ISO nya.

Tugas dari pada seorang Konsultan ISO / Consultant ISO bukan hanya membawa perusahaan tersebut mendapatkan sertifikat, namun Konsultan ISO / Consultant ISO harus mempu menset-up system ISO yang mudah dipahami dan dimengerti oleh semua karyawan sehingga nyawa dari pada ISO tersebut bisa di ambil oleh semua karyawan dan mereka benar – benar merasakan manfaat dari ISO itu sendiri. Selain itu juga seorang Konsultan ISO / Consultant ISO harus mampu menyatukan Teamwork dari semua departemen yang ada sehingga tidak ada Gap di antara mereka. Ketika perusahaan di bidang jasa Konsultan ISO / Consultant ISO dan mempunyai tenaga Konsultan ISO / Consultant ISO mampu menjalankan tugas dan fungsi sebagaimana mestiya maka perusahaan tersebut akan tetap eksis, walaupun perusahaan Konsultan ISO / Consultant ISO lainnya memberikan harga lebih murah, Client – client mereka dijamin tidak akan lari karena sudah mendapatkan kepuasan dan memberikan kepercayaan yang tinggi pada perusahaan Konsultan ISO / Consultant ISO tersebut.

Berikut adalah hal-hal mendasar yang perlu anda lakukan untuk dalam memilih Konsultan ISO / Consultant ISO :

1. Carilah Referensi

Anda dapat mencari informasi mengenai Konsultan ISO / Consultant ISO ini melalui  kawan-kawan anda atau rekan bisnis anda, sehingga Kualitas kinerja dari Konsultan ISO / Consultant ISO tidak diragukan lagi. Bahkan informasi mengenai Konsultan ISO / Consultant ISO ini mudah ditemukan di google search engine dengan mengetik “ JASA Konsultan ISO / Consultant ISO ”. maka anda akan menemukan ribuan jasa Konsultan ISO / Consultant ISO.

2. Carilah melalui direktori-direktori

Biasanya para Konsultan ISO / Consultant ISO yang andal terdaftar pada banyak direktori baik dari directory buku atau secara online. Untuk itu anda perlu meluangkan waktu yang cukup untuk menemukan Konsultan ISO / Consultant ISO yang tepat sesuai yang anda inginkan.

3. Bacalah bagian testimonial/kesaksiannya

Banyak Konsultan ISO / Consultant ISO yang memiliki referensi daftar Client dalam situs mereka perusahaan – perusahaan yang telah ditanganinya. Dengan mengacu pada referensi daftar client  maka anda akan memperoleh gambaran yang tepat mengenai pengalaman, kualitas dan bagaimana cara kerja mereka serta keunggulan mereka terutama yang berhubungan dengan layanan terhadap pelanggan.

4. Bicaralah secara langsung

Dengan Bicara atau bahkan datang langsung ke kantor Konsultan ISO / Consultant ISO akan  lebih baik karena anda bisa memastikan perusahaan Konsultan ISO / Consultant ISO tersebut  fiktif atau tidak, Karena tidak di pungkiri sekarang ini banyak perusahaan jasa Konsultan ISO / Consultant ISO yang memiliki kantor Fiktif yang tidak bisa dipertanggungjawabkan. Selain itu dengan datang & berbicara langsung banyak membantu kita dalam mendapatkan gambaran mengenai ISO itu sendiri.

5. Berapa lama anda mendapatkan respons?

Bila anda mengirimkan sebuah email pertanyaan kepada penyedia layanan jasa Konsultan ISO / Consultant ISO, berapa lama yang anda butuhkan untuk mendapatkan jawaban? Bila anda tidak mendapatkan jawaban apappun dalam waktu 24 jam maka mungkin itu adalah suatu tanda yang kurang baik. Kebanyakan dari Konsultan ISO / Consultant ISO memang menggunakan email untuk menjawab pertanyaan, namun itu bukanlah suatu kendala untuk menunggu paling lama 24 jam untuk mendapatkan sebuah respons atas email anda.

6. Carilah melalui Google

Anda dapat menggunakan mesin pencari untuk menemukan orang yang anda cari. Dengan mengetikkan kata kunci “ Jasa Konsultan ISO / Consultant ISO ” maka anda akan melihat ribuan penyedia jasa Konsultan ISO / Consultant ISO.

7. Pilihlah beberapa Konsultan ISO / Consultant ISO

Anda akan menemukan banyak penyedia jasa di bidang ini yang menawarkan hal yang hampir mirip atau sejenis. Untuk itu anda perlu meluangkan waktu yang lebih banyak untuk menentukan pilihan yang paling tepat untuk usaha anda.

8. Mintalah bukti pekerjaan mereka

Perusahaan apa yang pernah menggunakan jasa Konsultan ISO / Consultant ISO mereka? Seberapa bagus posisi dari hasil pekerjaan mereka di mesin pencari Google? Anda dapat membuktikannya dengan melihatnya secara langsung.

9. Bagaimana dengan etika kerja mereka?

Bekerja sama dengan jasa Konsultan ISO / Consultant ISO yang diutamakan adalah Kehandalan, Kecepatan tanggap, Jaminan dan Empati,

10. Pikirkan kembali tentang apa yang anda rasakan

Dengan beberapa pertimbangan tersebut di atas, bagaimana perasaan anda untuk bekerja sama dengan Konsultan ISO / Consultant ISO ? Anda perlu mengetahuinya secara jelas mengenai cara kerja & metode yang dimiliki Konsultan ISO / Consultant ISO tersebut, karena layanan Konsultan ISO / Consultant ISO mempengaruhi baik/buruknya kinerja perusahaan dan sangat erat hubungannya dengan perkembangan bisnis anda. Bila perusahaan  anda membutuhkan Konsultan ISO / Consultant ISO maka pastikanlah bahwa anda bekerjasama dengan ahlinya.

Untuk mendapatkan Konsultan ISO / Consultant ISO yang handal, terpercaya, Berpengalaman dengan  GARANSI JAMINAN KELULUSAN  dan MONEYBACK QUARANTEE serta memberikan KONSULTASI GRATIS setelah sertifikasi selamanya, selama perusahaan menerapkan System ISO terkait maka

Proses ISO 9001 : 2008, Sebuah Preview...

Visi, Misi dan Kebijakan mutu ISO 9001 : 2008

Visi, Misi dan Kebijakan mutu merupakan sebagai suatu landasan dalam penerapan ISO 9001 : 2008 pada suatu Perusahaan / Organisasi. Ketiga Hal tersebut pastinya harus dikomunikasikan dari tingkatan paling atas (selaku pembuat Visi, Misi dan Kebijakan mutu) sampai ke tingkat paling bawah. Berikut ini penjelasan tentang ketiga hal tersebut, sbb:

Visi Perusahaan
Merupakan tujuan / rencana jangka panjang untuk menghasilkan cita – cita yang diinginkan. Misal : Perusahaan SNR bergerak di bidang produksi pelumas mempunyai visi sbb: “Menjadi Produsen Pelumas Yang Paling Berkualitas di Indonesia” atau bisa juga “Menjadi Pemimpin pasar dalam produksi Pelumas di Indonesia dengan mengutamakan kepuasan pelanggan”.......dll

Misi Perusahaan
Merupakan tujuan / rencana jangka pendek untuk mendukung VISI yang ada. Contoh Misi:
Membuat inovasi dalam menghasilkan pelumas yang bermutu
Memastikan pengawasan yang ketat terhadap produk yang dihasilkan
Memastikan tingkat kepuasan pelanggan terpenuhi terhadap produk yang dihasilkan
Menciptakan pekerja – pekerja handal sesuai pendidikan & keterampilannya

Kebijakan Mutu Perusahaan
Merupakan tujuan umum mengacu pada visi & misi yang telah ditetapkan Perusahaan / Organisasi. Dengan adanya kebijakan mutu bisa menjadi petunjuk jalan memulai pembuatan Sasaran Mutu, Rencana Manajemen Mutu, Analisa Data dan sebagainya. Kebijakan Mutu ini hendaknya juga ditinjau ulang kesesuaiannya minimal bisa 1 tahun sekali. Contoh Kebijakan Mutu :

Sesuai Visi Misi yang ada, maka PT. SNR menetapkan Kebijakan Mutu sbb (misal)

1. Mengutamakan Produk Yang Bermutu
2. Penjaminan pelayanan untuk kepuasan pelanggan
3. Mengembangkan Sumber daya manusia yang bermutu

Sasaran Mutu dalam ISO 9001

Sasaran Mutu merupakan tujuan yang akan dicapai dalam melakukan proses pada suatu Perusahaan / Organisasi. Seperti diketahui bahwa Kebijakan Mutu yang telah ditentukan bisa sebagai pembuka jalan dalam pembuatan Sasaran Mutu, itu merupakan salah satu cara termudah, walaupun bisa saja menggunakan masukan dari tingkatan bawah (bottom-up) atau cara - cara lainnya. Semua cara - cara tersebut setidaknya harus sesuai dengan fokus kepada pelanggan dan dikomunikasikan ke semua tingkatan dalam Perusahaan / Organisasi.
Pembuatan Sasaran Mutu ini terbagi menjadi dua yaitu Sasaran Mutu untuk tingkatan Perusahaan / Organisasi dan Sasaran Mutu untuk tingkatan / fungsi terkait.

Metode Pembuatan Sasaran Mutu dalam ISO 9001 mempunyai prinsip SMART yaitu harus Specific (Spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan), Time-Bound (Batas waktu).

• Specific : target yang ditentukan haruslah spesifik / jelas, misal: Produk Pelumas IGO
• Measurable : harus terukur, ex: Produk Off Spec untuk Pelumas (Spesifikasi SAE/ISO VG)
• Achievable: Target yang ditentukan haruslah yang masuk akal bisa dicapai, ex: Standar kapasitas produksi sesuai hasil analisa yang telah ditetapkan untuk bagian blending adalah 140 KL / bulan. Dalam hal ini tidaklah mungkin menetapkan sampai 200 KL / bulan dengan waktu normal yang telah ditetapkan.
• Relevant: Sasaran mutu yang ditetapkan harus relevan/sesuai dengan proses / fungsi terkait. Ex: Bagian Produksi setidaknya mempunyai Sasaran Mutu "Ketepatan Waktu Pembuatan Rencana Produksi" bukannya mempunyai sasaran mutu "Tidak ada Kesalahan Pengujian".
• Time Bound : harus mempunyai batas waktu yang jelas, ex: Produk off spec tidak lebih dari 5 jenis / bulan

Sasaran Mutu yang telah dibuat ini pastinya harus diukur / dianalisa dalam suatu laporan Analisa Data sesuai waktu yang ditentukan dalam pencapaiannya.

Pengukuran Sasaran Mutu ISO 9001 : 2008

Salah satu penetapan Sasaran Mutu dalam ISO 9001: 2008 adalah harus terukur. Artinya target / sasaran yang telah ditetapkan diukur / dihitung untuk menghasilkan suatu nilai yang akan dicapai. Acuan pengukuran sasaran mutu di setiap proses / bagian untuk metode pengukurannya ditetapkan pada suatu "Standard Cara Mengukur Sasaran Mutu". Nah berikut ini cara membuat "Standard Cara Mengukur Sasaran Mutu",  langsung pada contoh, sbb : Sasaran Mutu: "Produk off spec untuk pelumas gear adalah 2 batch/ bulan", Penjelasannya : Jumlah produk tidak bagus / tidak sesuai dengan standard atau tidak dapat diproses lanjut dari total jumlah produk yang dihasilkan, cara mengukur : = (Jumlah Produk off spec / Jumlah batch/ bulan) * 100%, Frekwensi : 1 bulan, PIC : Bag Blending.

• Sasaran Mutu: "Tidak ada Kesalahan Inspeksi & Pengukuran = 0 ", Penjelasannya: Kesesuaian pengecekan dan pengukuran sesuai dengan standard yang ada, Cara Mengukur : Jumlah hasil Inspeksi & Pengukuran yang lolos dari QC, Frekwensi : 1 bulan, PIC : Divisi QC
  

Membuat Action Plan ISO 9001 (Rencana Manajemen Mutu)

Dokumen Action Plan atau bisa disebut sebagai dokumen “Rencana Manajemen Mutu” merupakan acuan dari rincian kegiatan untuk mencapai keberhasilan sasaran mutu yang ada di setiap bagian. Sebelum membuat Rencana Manajemen Mutu ini, sudah harus dipastikan bahwa semua sasaran mutu sudah tersedia berupa nama sasaran mutunya serta target yg telah ditetapkan secara benar sesuai metode SMART
Dokumen RMM dibuat dalam bentuk tabel bisa berisi:

1. Nama Sasaran Mutu : Sesuai dengan sasaran mutu yang ada per Bagian / Divisi / Departement.
2. Rencana Kegiatan : Rincian kegiatan / aktifitas yang berhubungan dengan sasaran mutu terkait
3. Waktu Pelaksanaan : Penetapan waktu setiap kegiatan yang direncanakan dari sasaran mutu.
4. PIC (Personal In Charge) : Orang / bagian yang melaksanakan serta bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut
   

Tahapan Pembentukan TIM ISO 9001 : 2008

Setiap perusahaan yang akan menerapkan Sistem ISO 9001 langkah yang harus pertama kali dilakukan adalah membentuk team ISO 9001 yang solid.

1. Pembuatan Struktur Organisasai Tim ISO 9001 : 2008
2. Tanggung Jawab Dan Wewenang Dan Sistem Komunikasi Anggota Tim
3. Karakteristik Anggota Tim ISO
4. Kinerja Yang Diharapkan Dari Anggota Tim ISO 9001
5. Strategi Dan Rencana Kerja Anggota Tim
6. Mekanisme Untuk Mengkomunikasikan Visi Dan Strategi

Prinsip Audit Mutu ISO 9001 oleh Lembaga Sertifikasi

Audit mutu ISO 9001 yang dilakukan dari luar Perusahaan seperti dari badan lembaga sertifikasi merupakan cara audit yang pada umumnya dilakukan oleh seorang auditor ISO9001. Lembaga sertifikasi ISO 9001 tersebut mempunyai prinsip atau point – point penting dalam mengaudit suatu perusahaan, berikut ini prinsip audit mutu ISO 9001 oleh lembaga Sertifikasi:

Pemeriksaan Pedoman mutu (Quality Manual):
- Kesesuaian dengan persyaratan standard ISO 9001
- Komitment pimpinan terhadap mutu dan kepuasan pelanggan

Pemeriksaan Prosedur Mutu (Quality Procedure):
- Kesesuaian dengan standard & Pedoman Mutu yang ada
- Ketetapan panduan untuk mencapai persyaratan mutu
- Ketetapan koordinasi antar fungsi di dalam perusahaan
- Penerapan Pemastian Mutu sesuai dengan kesepakatan

Pemeriksaan di tempat kerja:
- Apakah sistem manajemen mutu diterapkan secara konsekwen dan konsisten
- Apakah yang diterapkan itu terbukti efektif
- Apakah dokumentasi lainnya memenuhi syarat
- Apakah ketidaksesuaian dijaga dampak negatifnya dan diperbaiki
- Apakah kebijakan mutu dipahami dan diterapkan di semua lini terkait

Master List Catatan Mutu ISO 9001

Master List Catatan Mutu atau yang juga dikenal sebagai daftar induk formulir merupakan form / lembaran yang berfungsi sebagai pengendali semua catatan mutu yang ada dalam suatu Organisasi / Perusahaan yang menerapkan Sistem ISO 9001 : 2008. Dalam form tersebut bisa dibuat dengan berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan, setidaknya mencakup item nomer, bagian, nama catatan mutu / form, nomer dokumen catatan mutu, lokasi simpan, masa simpan ataupun jika perlu diberi item keterangan. Berikut ini akan dibahas item - item tesebut, sbb:

1. No (nomer) : berfungsi untuk mengetahui jumlah catatan mutu yang ada dalam suatu bagian.
2. Bagian : diperlukan jika form master list catatan mutu disusun perbagian pastinya.
3. Nama / Judul catatan mutu: diisi sesuai nama catatan mutu, ex: Laporan Harian Produksi, Purchasing Order, Jadwal Internal Audit, dsb.
4. Nomer Dokumen : diisi dengan nomor dokumen catatan mutu sesuai prosedur pengendalian dokumen (pada ketetuan penomoran format formulir)
5. Lokasi simpan: diisi dengan tempat / lokasi dokumen tersebut disimpan sesuai identitas bagian. ex: di bagian HRD : HR File1, HR File2, HRD, dibagian QC : QC File1, QC file2, QC, dan seterusnya.
6. Masa Simpan : disesuaikan dengan kebutuhan / kegunaan catatan mutu tersebut terhadap proses yang ada, ex: Laporan Inspeksi barang Masuk disimpan 2 tahun, Pengambilan barang disimpan 6 bulan dan seterusnya.
7. Keterangan : bisa diisi berupa catatan / informasi perubahan yang berhubungan dengan catatan mutu bersangkutan.
   

KALIBRASI ALAT UKUR

Dalam sistem ISO 9001 : 2008 elemen 7.6 menguraikan tentang “Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran” yang tujuannya bahwa semua alat ukur yang digunakan untuk setiap kriteria kesesuaian selama realisasi produk harus dipastikan keabsahan hasilnya. Untuk pemastian keabsahan hasilnya ini, maka dilakukanlah kalibrasi atau verifikasi. Kalibrasi / Verifikasi itu sendiri adalah membandingkan alat ukur dengan standard ukur yang mampu telusur sesuai standard internasional ataupun nasional untuk diketahui tingkat akurasinya. Istilah Kalibrasi biasanya lebih dihubungkan kepada kalibrasi yang dilakukan di luar Perusahaan / Organisasi, sedangkan Verifikasi merupakan kalibrasi yang dilakukan secara internal oleh petugas berwenang yang ditunjuk.

Beberapa langkah untuk melakukan kalibrasi / verifikasi pada suatu Perusahaan / Organisasi:

1. Identifikasi kesesuaian persyaratan produk (elemen 7.2.1) beserta proses pemantauan dan pengukuran yang sesuai untuk pemenuhan persyaratan tersebut.
2. Buat tabel daftar semua alat ukur yang mempengaruhi proses / persyaratan
3. Lakukan pemilahan apakah alat ukur tersebut akan dikalibrasi eksternal atau dikalibrasi internal.
4. Buat Jadwal Kalibrasi / Verifikasi untuk setiap alat ukur sesuai dengan kegunaannya untuk beberapa lama waktu yang ditentukan.
5. Tentukan Perusahaan / laboratorium yang melakukan kalibrasi dan ajukan permohonan kalibrasi eksternal, bila akan dikalibrasi eksternal.
6. Buat Instruksi Kerja atau standard mampu telusur terhadap verifikasi alat ukur, bila kalibrasi dilakukan secara internal.
7. Beri identitas terhadap semua alat ukur yang sudah dikalibrasi eksternal maupun internal dan bisa dicatat dalam tabel daftar alat ukur tersebut.
8. Lakukan pemantauan di lapangan terhadap pemakaian semua alat ukur tersebut dan bila ditemukan alat ukur yang hasilnya menyimpang maka harus menelusuri hasil dari pengukuran sebelumnya agar kesalahan yang terjadi dapat terkendali
   

Identifikasi Dokumen Eksternal ISO 9001 : 2000 / 2008

Sesuai Elemen ISO 9001 : 2000 / 2008 pasal 4.2.3 tentang pengendalian dokumen di antaranya menyebutkan bahwa dokumen yang berasal dari luar (eksternal) yang dibutuhkan organisasi / perusahaan untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu, dikendalikan. Maksud dari pasal tersebut adalah bahwa jika ada dokumen yang berasal dari luar (eksternal) yang terkait dan digunakan sebagai acuan proses kerja untuk penerapan SMM harus diidentifikasi dan dikendalikan seperti dokumen lainnya dan perubahan yang terjadi terhadap dokumen tersebut harus dikontrol terus menerus. Berikut ini cara - cara identifikasi terhadap dokumen eksternal:

1. Pertama kali bagian MR / Document Controller mengkoordinasikan ke semua bagian agar mendata dokumen eksternal yang ada., contoh dokumen eksternal : Manual Mesin, Diktat Trainning, Katalog sparepart, Buku - buku PP, Material Safety Data Sheet (MSDS), Dokumen Hasil Pengujian dari luar yang jadi standard, dsb.
2. Masing - masing dari dokumen eksternal tersebut dicap dokumen eksternal yang bisa berisi item : No. dokumen eksternal, Judul dokumen eksternal, Bagian / Departement, Tahun / Tanggal terbit, dsb (yang pasti disesuaikan rincian tersebut sebagai identifikasi).
3. Bagian Document Controller mencatat semua dokumen eksternal yang masuk dan yang sudah dicap / diidentifikasi ke dalam master list dokumen serta mendistribusikannya ke Bagian / Depertement terkait.
4. Bila ada perubahan atau dokumen ekstenal yang sudah tidak berlaku serta tidak dipakai sebagai acuan lagi, harus ditarik oleh DC sesuai prosedur pengendalian dokumen