Pada kesempatan ini saya akan refreshment lagi mengenai Kaizen karena sebagian bagian dari rekan kerja yang baru bergabung dengan tim ada yang belum memahami dengan benar mengenai Kaizen ,jadi saya coba untuk menaruh di blog agar harapan dapat share /refreshment lagi mengenai Kaizen yang dilakukan oleh bangsa Jepang dengan harapan agar bangsa Indonesia bisa menjadi lebih maju (di bidang pekerjaan).
Kaizen, sebuah kata Jepang yang artinya
“perbaikan berlanjut” atau dapat juga diartikan “berubah
menjadi lebih baik”. Istilah Kaizen ini menjadi begitu terkenal
karena merupakan suatu konsep/falsafah yang dikembangkan bangsa Jepang yang bertujuan untuk menciptakan suatu perubahan menjadi lebih
baik yang melibatkan setiap orang mulai dari level terbawah sampai
level teratas.
Kaizen menjadi kunci sukses Jepang
untuk menciptakan sesuatu dengan efisien yang tinggi (hasil bernilai
lebih dengan “waste”/limbah yang minim) yang juga menciptakan
lingkungan kerja yang lebih baik dan perkembangan proses yang stabil
sesuai standar baku.
Kaizen adalah suatu konsep yang terus
berproses dan tidak pernah berakhir.
Untuk melaksanakan Kaizen ada beberapa
hal pokok yang harus dipegang teguh:
- Sumber daya manusia adalah asset perusahaan yang paling penting
- Keberhasilan tidak mungkin dicapai dengan perubahan yang besar dan mendadak tetapi melalui perubahan kecil-kecil yang berkesinambungan.
- Keberhasilan yang dicapai harus diukur berdasarkan penilaian statistik atau pengukuran kinerja suatu proses (harus ada penilaian yang terukur, tidak rancu).
Salah satu bentuk aktual Kaizen adalah
proses 5S.
5S diciptakan oleh bangsa Jepang yang
terdiri dari 5 kata jepang: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan
Shitsuke. Di Indonesia diterjemahkan menjadi 5R: Ringkas, Rapi,
Resik, Rawat, dan Rajin.
Dalam bahasa Inggris 5S juga sering
diterjemahkan menjadi: Sort(Tidiness), Set (Orderliness), Shine
(Cleanliness), Standardize (Standardization), dan Sustain
(Discipline).
5S/5R merupakan suatu proses sederhana,
terstruktur dan mudah dipahami untuk menciptakan suatu keadaan yang
terorganisir, bersih dan baku.
Ringkas (Seiri):
“Singkirkan semua sampah dan semua yang tidak diperlukan dilokasi
kerja”
Meringkas / mengeliminasi orang,
barang, alat, mesin, dokumen, ruang, pekerjaan dll yang tidak
dibutuhkan dalam pekerjaan. Hanya yang diperlukan saja yang ada
dilokasi kerja.
Ringkas tidak hanya memilah mana yang
perlu dan tidak perlu, namun juga harus ada formulasi kebijakan /
aturan yang jelas untuk mencegah masalah pada sumbernya.
Ringkas merupakan R yang membuka jalan
untuk mewujudkan 4R lainnya.
Kendala mencapai Ringkas:
- Masih ada rasa “sayang”
- Masih diperlukan pada waktu mendatang yang belum jelas
- Nilai sejarah
Langkah-langkah:
- Memilah menjadi kelompok “diperlukan” dan kelompok “tidak diperlukan”
- Bila ada keragu-raguan tambah kelompok “ragu-ragu”
- Kelompok “tidak diperlukan” selekasnya disingkirkan dari lokasi kerja
- Kelompok “diperlukan” dipilah menjadi “sering”, “kadang”, dan “jarang”
- Pembagian “sering”, “kadang”, dan “jarang” mempengaruhi pengaturan saat sedang tidak dipergunakan
- Kelompok “ragu-ragu” diberi batas waktu yang sesingkat-singkatnya untuk masuk menjadi kelompok “diperlukan” atau kelompok “tidak diperlukan”
Rapi (Seiton): “Atur
semuanya ditempat semestinya”
memastikan segalanya tertata rapi
ditempatnya sesuai urutan yang telah ditentukan sehingga saat
dibutuhkan mudah didapatkan. Mottonya: “tersedia tempat untuk
semuanya dan semuanya ada pada tempatnya”.
Rapi ini hanya bisa berjalan melalui
kedisiplinan dari semua yang berperan serta.
Kendala mencapai Rapi:
- Tidak disiplin mengembalikan pada tempatnya semula/tempat yang seharusnya.
- Belum ada penentuan tempat yang baku
Langkah-langkah:
- Menentukan lokasi/tempat simpan yang baku untuk semua yang termasuk kelompok “diperlukan”
- Membuat lokasi / tempat simpan yang mudah dilihat dan diakses
- Membuat aturan main tentang penyimpanan ini dan memastikan semua yang berkepentingan mengetahui aturan main ini.
Resik (Seiso):
“Bersihkan lokasi kerja, semua orang harus menjadi tukang
bersih-bersih”
Menjaga kebersihan lokasi, mesin dan
alat. Sehingga lingkunga kerja selalu terlihat bersih dan terawat.
Menjaga kebersihan ini menjadi tanggung jawab semua sesuai area
kerjanya masing-masing, sehingga tumbuh kesadaran bahwa kebersihan
lingkungan saya merupakan kewajiban saya bukan tugas orang
kebersihan.
Kesadaran menjaga kebersihan lokasi,
mesin dan alat ini akan meningkatkan rasa memiliki dan karena setiap
hari memperhatikan lokasi, mesin dan alat maka bila terjadi
ketidaknormalan (misalnya kebocoran, kerusakan dll) dapat terdeteksi
sedini mengkin.
Kendala mencapai Resik:
- Tidak ditekankan sebagai salah satu kewajiban kerja dan dinilai
- Alat kebersihan tidak terseda
Langkah-langkah:
- Mengumpulkan semua personil dan mendeklarasikan Resik ini sebagai suatu kewajiban yang harus dilaksanakan
- Menentukan batas-batas / pembagian area dan penanggungjawabnya
- Atasan harus menegur dan membantu bawahannya yang tidak menjaga kebersihan lokasi, mesin dan alat yang menjadi tanggungjawabnya.
- Diadakan lomba berkala untuk bidang kebersihan dengan juri dari manajemen dan disediakan penghargaan / hadiah bagi yang terbersih.
Rawat (Seiketsu):
“Bakukan agar tetap berjalan”
Apa yang telah dicapai melalui 3R
sebelumnya harus mampu terus dirawat sehingga dapat konsisten
berjalan. Untuk itu perlu dibuatkan suatu aturan tertulis yang
mencantumkan pengaturan dari yang sudah terjadi sehingga lahirlah
suatu standar kerja bersama. Sehingga keharmonisan kerja dapat
tercipta karena sudah ada batasan-batasan / aturan-aturan yang
harusdipatuhi bersama.
Panduan sederhananya : “tulis apa
yang sudah dikerjakan dan kerjakan apa yang sudah ditulis”
Kendala mencapai Rawat:
- Ketidakkonsistenan menjaga yang telah dicapai dan dilakukan / “hangat-hangat tai ayam”
- Pimpinan tidak menganggap sebagai hal yang penting untuk terus dijalankan sehingga tidak dibakukan.
Langkah-langkah:
- Mengumpulkan beberapa personil yang berpengaruh secara sosial terhadap personil lain dan membuat rumusan aturan yang akan menjadi standar kerja bersama.
- Mensosialisasikan aturan baru tersebut dengan menempel ditempat yang dapat dilihat bersama
- Menetapkan aturan baru tersebut menjadi aturan baku perusahaan yang harus dipatuhi dan ada sangsi bila terjadi pelanggaran
- Aturan tersebut selalu ditinjau dan diperbarui agar menjadi semakin sempurna
Rajin (Shitsuke):
“Lakukan setiap hari jadikan sebagai kebiasaan”
Bagian akhir dari 5R, yaitu menjadikan
yang sudah dikerjakan pada 4R sebelumnya sebagai suatu kebiasaan
sehari-hari. Butuh komitmen dari semua untuk sukarela melaksanakannya
setiap hari.
Kendala-kendala:
- Tidak mau berubah dari kebiasaan lama yang kurang baik
- Kembali kekebiasaan lama yang kurang baik
Langkah-langkah:
- Pemahaman dan penyadaran bahwa yang baru adalah yang lebih baik dan jangan dianggap sebagai beban
- Dilakukan terus setiap hari sehingga sehingga menjadi gaya hidup yang baru
- Awalnya dengan sedikit paksaan dan tekanan agar dapat berjalan dan bisa merasakan perbedaan yang terjadi
Bila R nomor 5 ini sudah bisa berjalan
dengan baik maka program 5R/5S ini sudah pasti akan berjalan terus
sepanjang waktu meskipun tanpa pengawasan dari atas.
Eliminate Muda
Muda dapat diartikan sebagai “Yang
Tidak Berguna”
Segala aktvitas yang tidak ada nilai
tambahnya dalam oprational dapat diartikan sebagai muda.
Berputar-putar mencari perkakas adalah Muda. Muda dapat muncul dalam
berbagai kegiatan dan harus dieliminasi:
- Produksi berlebihan dan inventory, namun barang tidak segera digunakan.
- Cacat produksi yang mengharuskan perbaikan dan pembuangan
- Pergerakan yang membuang-buang energi.
- Menunggu; saat set-up mesin atau mesin rusak.
- Transportasi, penjadwalan yang kurang cermat; terlalu sering dan terlalu jarang dalam melakukan perpindahan barang.
Gemba
Gemba adalah bahasa jepang yang berarti
“Tempat yang sebenarnya”, dimana perbaikan dilakukan pada tempat
yang seharusnya. Hal ini berarti kita tidak akan pernah bisa melihat
suatu masalah yang terjadi diperusahaan kita bila kita tidak terjun
langsung ke lokasi dimana permasalahan itu mungkin terjadi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar